GPM Jetzt Starten – Erfolgsfaktoren zur erfolgreichen Implementierung von Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen

Prozessmanagement wird von vielen Unternehmen als entscheidender, strategischer Erfolgsfaktor eingesetzt, um Kernkompetenzen und Schlüsselprozesse zu analysieren und den jeweiligen Anforderungen entsprechend zu optimieren. Prozessmanagement gibt Ihnen Werkzeuge an die Hand, um neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und zu bewerten, die Effizienz zu steigern und Ihren Kunden eine außergewöhnliche Customer Experience zu bieten.

 

Mit unserem Best-Practice-Vorgehensmodell möchten wir Ihnen Antworten zu diesen und weiteren Fragen liefern:

  • Wie können Sie das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen am besten steuern, um die gewünschten Vorteile zu erzielen?
  • Welche Schritte sollten Sie ergreifen, um im Prozessmanagement erfolgreich zu sein?
  • Wie kann man nicht nur ein geeignetes, sondern auch nachhaltiges Prozessmanagementsystem etablieren?

Ein Vorgehensmodell für jede Herausforderung – Der Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLZ)

Sowohl Marktbedingungen, als auch Unternehmensziele sind einem ständigen Wandel unterlegen. Daher verlangen auch Geschäftsprozesse nach einer kontinuierlichen Überprüfung und Anpassung, um gemeinsam mit diesen Änderungen wachsen zu können. Aufgrund dieser kontinuierlichen Bemühungen ist für die Einführung eines ganzheitlichen Geschäftsprozessmanagements ein zyklisches Vorgehensmodell empfehlenswert.

 

Der Prozessmanagement-Lebenszyklus ist darauf ausgelegt, unternehmensweit eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zu ermöglichen. Außerdem bietet er Unterstützung bei der Einführung von Best-Practice-Ansätzen in Ihrer Organisation. Dank seiner Flexibilität in der Anwendung, ermöglicht der Lebenszyklus sowohl die Implementierung kleinerer GPM-Projekte, als auch unternehmensweite Neu- bzw. Umstrukturierungen.

 

Mit dem PMLZ-Vorgehensmodell adressiert die BOC Group nicht nur die Herausforderungen für den Einstieg in das Prozessmanagement, sondern auch fortgeschrittene Themen mit einem höheren Reifegrad (wie z. B. Prozesscontrolling) sowie auch weitergehende Szenarien im Kontext von GPM (z. B. Qualitätsmanagement, IKS, etc.).

Der PMLZ im Detail – Die Ebenen und zentralen Elemente des Prozessmanagements

 

 

Im Mittelpunkt des Vorgehensmodells stehen drei Ebenen, die sämtliche Inhalte strukturieren und als wesentliches Kriterium dienen, um die richtige Flughöhe zu identifizieren.

 

  • Strategisch: Hochrangiger, strategischer Fokus, z. B. End-to-End-Prozessmanagement, Wertschöpfungsketten
  • Fachlich: Detaillierungsgrad zum Verständnis des Prozessablaufs aus betriebswirtschaftlicher Sicht (keine operativen Details zur Ausführung)
  • Operativ: Die detaillierteste Ebene, die zur Prozessausführung benötigt wird, einschließlich der technischen Ausführung

Diese 3 Ebenen können in jeder Phase des PMLZ angewendet werden. Man unterscheidet dann z. B. zwischen strategischer vs. operativer Prozessgestaltung und -dokumentation, strategischer vs. fachlicher Analyse & Optimierung, etc. Der innere Kreis des Vorgehensmodells beinhaltet die drei zentralen Elemente, um die das Prozessmanagement aufgebaut ist:

 

  • Value Chains: Der Begriff Value Chain steht stellvertretend für alle „höheren“, zumeist strategischer ausgerichteten Strukturierungen der Abläufe. Dies können klassischerweise Prozesslandkarten sein, genauso aber auch End-2-End-Betrachtungen oder andere Strukturierungsverfahren wie Customer Journeys, Kooperationsmodelle, etc.
  • Abläufe: Dies sind die eigentlichen Prozesse. Es wird hier bewusst das Wort „Abläufe“ gewählt, um die Granularität besser herauszustreichen. D.h. es handelt sich hier um eine Sequenz von Tätigkeiten.
  • Ressourcen: Jeder Ablauf macht Gebrauch von verschiedenen Assets, wie z. B. Rollen, IT-Applikationen, Dokumente, etc.

Der PMLZ im Detail – Die Phasen des Prozessmanagements

Das Vorgehensmodell besteht aus sechs Phasen – die am äußeren Rand der Grafik abgebildet sind – die unabhängig von der jeweiligen Flughöhe anwendbar sind. Diese Phasen decken den gesamten GPM-Lebenszyklus ab, von der strategischen Planung über das Design, die Optimierung bis hin zur Implementierung, Ausführung und Kontrolle.

 

Die Phasen müssen nicht streng nacheinander ausgeführt werden und abhängig von den Ergebnissen einer Phase können auch mehrere Iterationen zwischen den verschiedenen Phasen auftreten. Es ist außerdem möglich, einige der Phasen zu überspringen, wenn diese für die zugrunde liegende Initiative nicht benötigt werden.

 

Im Folgenden geben wir einen detaillierteren Einblick in die Ziele und Ergebnisse von Prozessmanagement für jede Phase. Dabei legen wir einen klaren Fokus auf den Einstieg in das GPM, also auf die initialen Anforderungen und die ersten wichtigen Ergebnisse, um Prozessmanagement erfolgreich zu starten. Der PMLZ der BOC Group adressiert aber natürlich auch alle weiteren Reifegrade – von Initial über Etabliert bis hin zu Optimierend – die mit einer wachsenden Reife Ihres GPM-Systems einhergehen.

1

Strategie & Konzeption

Ziele

  • Konzeption des Rahmenwerks und der Schwerpunkte
  • Organisation des Prozessmanagements
  • Definition und Konkretisierung des Vorgehensmodells
  • Definition der Ziele des Prozessmanagements

 

Erste wichtige Ergebnisse

  • Definition von Prozessmodellierern und –dokumentatoren, sowie zumindest eine Definition von Ansprechpartnern pro Prozess auf 2. Ebene der Landkarte
  • Inhaltliche Abstimmung in der Erstellung und Modellierung
  • Festlegung des absoluten Minimums an Modellierungsrichtlinien für Ablaufmodelle
  • Rollenkonzept erarbeiten und Vorgehensmodell definieren
  • Existenz einer Strategie zum Thema Prozessmanagement

 

In unserem Webinar "GPM Jetzt Starten" erhalten Sie nähere Details zu den Zielen und ersten Ergebnissen. Zudem wird darin auch ein Ausblick auf weitere Ergebnisse höherer Reifegrade gegeben, um Ihr Prozessmanagement weiter zu etablieren und zu optimieren.

2

Design & Dokumentation

Ziele

  • Erhebung der Informationen zur Dokumentation des IST-Zustands
  • Modellierung, Dokumentation und Pflege der IST-Prozesse
  • Erhebung und Strukturierung der wichtigsten Assets: Rollen, Dokumente, IT-Systeme

 

Erste wichtige Ergebnisse

  • Unternehmensweite Prozesslandkarte auf der 1. Ebene sowie wichtige Prozesse auf den Landkarten der 2. Ebene
  • Ausgewählte Detailprozesse in BPMN-Darstellung modellieren
  • Grundlegende Assets strukturiert erheben und pflegen
  • Grundlegende Assets den Prozessen korrekt zuordnen
  • Grundlegende Modellierungsrichtlinien einhalten

 

In unserem Webinar "GPM Jetzt Starten" erhalten Sie nähere Details zu den Zielen und ersten Ergebnissen. Zudem wird darin auch ein Ausblick auf weitere Ergebnisse höherer Reifegrade gegeben, um Ihr Prozessmanagement weiter zu etablieren und zu optimieren.

3

Analyse & Optimierung

Ziele

  • Analyse der IST-Prozesse hinsichtlich Verbesserungspotentiale
  • Standardisierung und Vereinheitlichung der IST-Prozesse
  • Erarbeitung von SOLL-Prozessen bzw. SOLL-Prozessvarianten
  •  

Erste wichtige Ergebnisse

  • Prozesse standardisieren
  • Quick Wins aus der IST-Modellierung festhalten (Rollenwechsel/Schnittstellen)
  • Dokumentenverwendung prüfen und ggf. vereinheitlichen
  • Formulare und Templates standardisieren
  •  

In unserem Webinar "GPM Jetzt Starten" erhalten Sie nähere Details zu den Zielen und ersten Ergebnissen. Zudem wird darin auch ein Ausblick auf weitere Ergebnisse höherer Reifegrade gegeben, um Ihr Prozessmanagement weiter zu etablieren und zu optimieren.

4

Implementierung & Umsetzung

Ziele

  • Ziel dieser Phase ist die fachliche, organisatorische und technische Umsetzung der Prozesse und notwendigen Änderungen in der IT
  • Einführung der SOLL-Prozesse in organisatorischer und technischer Hinsicht
  • Die SOLL-Prozesse werden „gelebt“ und sind ab nun die neuen IST-Prozesse

 

Erste wichtige Ergebnisse

  • (zumindest informelle) Abstimmung vor Inkraftsetzung des Prozesses mit den benannten Ansprechpartnern und Kommunikation von Änderungen und gültigen Inhalten
  • Freigabe mit einfachen Sign-Off Verfahren – optimaler Weise mit Gültigkeiten
  • Einleitung Change-Maßnahmen – Schulung und Überführung in die Organisation
  • Integration von operativen Dokumenten (Arbeitsanweisungen, Richtlinien) in die Prozessdokumentation

 

In unserem Webinar "GPM Jetzt Starten" erhalten Sie nähere Details zu den Zielen und ersten Ergebnissen. Zudem wird darin auch ein Ausblick auf weitere Ergebnisse höherer Reifegrade gegeben, um Ihr Prozessmanagement weiter zu etablieren und zu optimieren.

5

Ausführung & Betrieb

Ziele

  • Durchführung der jeweils geltenden IST-Prozesse in organisatorischer und technischer Hinsicht
  • Prozesse werden ausgeführt, d. h. manuell, automatisch oder unter Nutzung von IT(-Anwendungen)
  • Aufzeichnung von Daten für das Prozesscontrolling

 

Erste wichtige Ergebnisse

  • Nutzung des Prozessportals und der Arbeitsanweisungen („Schriftlich fixierte Ordnung“) in Form von Prozessbeschreibungen, Standard Operating Procedures, Richtlinien und Verfahrensbeschreibungen
  • Aufruf von Dokumenten (Arbeitsanweisungen, Formulare, Templates) aus der Prozessdokumentation in der Prozessdurchführung
  • Ausführung von operativen Prozessen

 

In unserem Webinar "GPM Jetzt Starten" erhalten Sie nähere Details zu den Zielen und ersten Ergebnissen. Zudem wird darin auch ein Ausblick auf weitere Ergebnisse höherer Reifegrade gegeben, um Ihr Prozessmanagement weiter zu etablieren und zu optimieren.

6

Feedback & Controlling

Ziele

  • Quantitative und qualitative Performanceanalyse als Grundlage für weitere Optimierungen
  • Laufende Auswertung der Kennzahlen und Steuerung der IST-Prozesse
  • Abgleich der Auswertung hinsichtlich der definierten Prozessziele und Zielwerte für Kennzahlen

 

Erste wichtige Ergebnisse

  • Ermöglichen und Einholen von Feedback und Verbesserungsvorschlägen
  • Erstes Assessment von Prozessvorgaben in Form von Kontrollzielen (Reifegrade)
  • Regelmäßiges Prüfen und Bestätigen der Gültigkeiten und Aktualität
  • Abgleich der Prozessdokumentation mit der eigentlichen Prozessausführung

 

In unserem Webinar "GPM Jetzt Starten" erhalten Sie nähere Details zu den Zielen und ersten Ergebnissen. Zudem wird darin auch ein Ausblick auf weitere Ergebnisse höherer Reifegrade gegeben, um Ihr Prozessmanagement weiter zu etablieren und zu optimieren.

Integration mit anderen Managementsystemen

 

Jede Organisation besteht aus einer Vielzahl an Assets, wie Organisationseinheiten, IT-Systeme, SOP's, Risiken, Dokumente, Daten, etc. Diese dienen als Einstiegspunkt für die Integration weiterer Managementdomänen, wie Qualitätsmanagement, Risikomanagement, IKS, Auditmanagement, Compliance Management, etc.

 

Der erweiterte PMLZ zeigt die wichtigsten Assets, die als Grundlage für die Integration erweiterter Managementsysteme dienen und heutzutage im Prozessmanagement verwendet werden.

 

 

 

Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Assets flexibel an mehreren Stellen oder aber auch in einem anderen betriebswirtschaftlichen Kontext verwenden können. Durch die Möglichkeit, die Assets wiederzuverwenden und miteinander zu vernetzen, können Unternehmen nicht nur die Zusammenhänge besser verstehen, sondern außerdem von einer starken Basis für weitere Auswertungen und Analysen profitieren.

 

Die GPM-Suite ADONIS der BOC Group wird diesen Bedürfnissen mehr als nur gerecht. Schließlich zählen die Wiederverwendbarkeit der Assets sowie die damit verbundenen leistungsstarken Funktionen zur Analyse von Geschäftsprozessen zu den Kernfunktionen von ADONIS.

 

Ziele

  • Managementansätze sollten nicht parallel in "Silos" betrieben werden, sondern stattdessen aus einer integrativen Sichtweise heraus betrachtet werden
  • Doppelte Anstrengungen sollten reduziert werden, um effizienter zu arbeiten 

 

Erste wichtige Ergebnisse

  • Prozessmanagement wird als gleichberechtigtes Managementsystem zu anderen aktiven Managementsystemen gesehen
  • Die Ergebnisse des Prozessmanagements dienen als Basis für die Nutzung für Qualitätsmanagement-Standards (z. B. ISO 9000)

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Gerhard Schweng

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